Шаблон уведомления о выборе способа ведения трудовой книжки: скачать образец

С начала 2020 года вступили в силу изменения, согласно которым, у работающих на официальной основе граждан появилась возможность оформления трудовой книжки в электронном виде, при этом у сотрудника появилось право выбора дальнейшего способа ведения, о котором нужно сообщить в виде заявления до конца 2020 года.

Подробности организации перевода на данный процесс регламентированы ФЗ №439. В соответствии с нормативным актом, работодатели должны уведомить своих сотрудников о данном нововведении и получить от них ответ по способу ведения трудовой книжки.

Нужно ли подавать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки?

После издания ФЗ №439 круг обязанностей руководителей предприятий увеличился.

Согласно данным нормативного акта, каждый работодатель должен ознакомить своих трудящихся с нововведениями в срок до 31 октября 2020 года.

Ранее последним сроком уведомления трудящихся была дата 30 июня. Указанный срок был продлен по причине перевода значительной части работающих граждан на удаленный режим работы.

С этой целью руководством фирмы издается соответствующее распоряжение, на основании которого каждый работник должен принять свое решение по данной теме. У сотрудников по-прежнему остается возможность оставить технологию ведения трудовой книжки в письменном виде, но и добавляется новшество, на основании которого оформления документа может происходить в электронном виде.

Ответ работников должен быть документально оформлен. В данном случае составляется специальное заявление, в котором излагается письменное решение о способе ведения трудовой книги. Наличие официальной бумаги позволит подтвердить, что сотрудник сделал выбор самостоятельно, и при заполнении книжки специалисты отдела кадров руководствуются его пожеланием.

Рекомендуем прочитать: Соглашаться ли на ведение электронных книжек?

Сроки подачи

В случае, если в срок до 31 октября 2020 года работник не был уведомлен о необходимости выбора способа ведения книжки, он может обратиться в Трудовую инспекцию. при своевременном уведомлении о нововведениях, трудящийся должен подготовиться соответствующее заявление, в котором отражается суть его решения.

Для предоставления указанного документа также предусмотрен определенный промежуток времени. Конечной датой при этом является 31 декабря 2020 года.

Как написать правильно?

Форма унифицированного образца для оформления документации подобного характера действующим законодательством РФ не установлена. Поэтому при составлении заявления следует руководствоваться стандартной технологии написания подобных бумаг.

В заявлении необходимо отразить информацию следующего характера:

  • данные о получателе документа – наименование компании, инициалы и должность руководителя, на имя которого оформляется заявление;
  • название документа;
  • инициалы и должность заявителя;
  • основная часть – описание принятого сотрудником решения по поводу выбор способа ведения трудовой книжки;
  • просьба выдать трудовую книжку на руки (при выборе электронного способа ее ведения);
  • основание для выбора – ссылка на ФЗ или 66 статью ТК РФ;
  • личная подпись заявителя и дата оформления документа.

Скачать образец

Скачать образец заявления о переходе на электронный носитель.

Шаблон уведомления о выборе способа ведения трудовой книжки: скачать образец

Скачать образец о продолжении ведения бумажного варианта.

Шаблон уведомления о выборе способа ведения трудовой книжки: скачать образец

Что работодателю делать дальше?

Технология действия работодателя при получении от работника заявления о способе ведения книжки зависит от того, какой из вариантов выбрал трудящийся. Если сотрудник предпочел вести трудовую прежним образом, т.е., в письменном виде, никаких действий предпринимать не нужно. В случае принятия решения о переходе на электронный документооборот, тактика действия меняется.

В заявлении о выборе электронной трудовой книжки работник должен изложить просьбу о выдаче письменного образца ему на руки. При этом перед тем как выдать документ, специалисты отдела кадров должны сделать в нем соответствующую заключительную запись о том, что работник переходит на электронный вариант ведения.

В момент получения документа на руки сотрудник должен поставить отметку в журнале ведения учета трудовых книжек. Подпись работника, в нем оставленная, свидетельствует о получении бумаги и отсутствии претензий к работодателю. Только после совершения данных действий руководство фирмы может приступить к оформлению электронного образца документа.

Если сотрудник не подаст заявление

В случае, если до 31 декабря 2020 года сотрудник не предоставляется руководителю заявление о выборе способа ведения трудовой, работодатель продолжает вести ее в письменном виде. Сотрудники, у которых не было возможности своевременно оформить и передать документ руководству, в последующем смогут сделать это в любое удобное для них время.

Подать заявление позже 31 декабря текущего года могут следующие граждане:

  • лица, находящиеся на больничном;
  • лица, находящиеся в отпуске;
  • лица, отстраненные от выполнения своих должностных обязанностей по причинам, отраженным в Трудовом Кодексе и других законодательных актах, действующих на территории РФ.

Несвоевременная подача заявления не является нарушением трудового законодательства. В таком случае работодатель просто продолжает заполнять трудовую сотрудника прежним образом.

Независимо от выбора работника, трудовая книжка будет вестись в электронном формате. Но если сотрудник выберет сохранение бумажного варианта, то информацию нужно будет дублировать на двух носителях — цифровом и бумажном.

Выводы

В начале 2020 года вступил в силу нормативный акт, согласно которому с нового года у работников появилась возможность выбора способа ведения трудовой книжки. К привычному письменному варианту добавился электронный.

В срок до 31 октября 2020 все работодатели должны были уведомить сотрудников о нововведениях. Работники, не получившие от руководства данную информацию, могут обратиться в Трудовую инспекцию.

Трудящиеся граждане, в свою очередь, до конца текущего года должны оформить и передать работодателю заявление, в котором будет отражена информация по выбранному ими способу ведения документооборота. В случае перехода на электронные книжки, бумажные образцы должны быть выданы сотрудникам на руки. При отсутствии заявления документ продолжает заполняться в прежней форме.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки: образец

Все материалы сюжета «Электронные трудовые книжки»

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки — это новый, но временный документ в кадровом делопроизводстве. Когда и для чего его следует применять, как оформить и кто является его получателем, расскажем в нашем материале.

В течение 2020 года работодателю необходимо провести ряд мероприятий в связи с изменениями трудового законодательства (ст. 2 закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс…» от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Одно из таких мероприятий — уведомление работников:

  • о введении нового порядка формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • праве выбора каждым работником способа фиксации информации о трудовой деятельности — на бумаге (как сейчас) с одновременным отражением данных в электронном виде (в ресурсах ПФР) или исключительно в электронном виде (подп. 4 п. 1 ст. 2 закона № 439-ФЗ).

Указанным законом определены два основных ограничения по оформлению таких уведомлений:

  • по сроку — уведомить работников необходимо не позднее 31.10.2020;
  • по форме — уведомление должно оформляться в письменном виде.

Как оформить такое уведомление? Составить персональную бумагу в адрес каждого сотрудника или создать единый документ и ознакомить с ним всех работников под подпись? В законе такие нюансы не регламентированы. Работодателю придется решать этот вопрос самостоятельно.

Далее покажем, как может выглядеть уведомление о переходе на электронные трудовые книжки.

Обращаем ваше внимание, что уведомление — это только первый из обязательных этапов введения электронных трудовых книжек. Чтобы узнать, что еще вы должны сделать, чтобы выполнить все требования закона, получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс и смотрите типовую ситуацию «Электронные трудовые книжки: что делать работодателю в 2020 г.».

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Содержание уведомления о переходе на электронные трудовые книжки не регламентировано. Работодатель самостоятельно определяет степень детализации приводимой информации.

Главное при разработке текста не забывать об основных целях уведомления:

  • информировать о предстоящих изменениях в трудовом законодательстве в части трудовых книжек;
  • довести законодательно установленный срок (не позднее 31.12.2020), в течение которого нужно передать работодателю заявление о выбранном способе ведения трудовой книжки;
  • сообщить сотрудникам иную важную информацию: о последствиях неподачи указанного заявления, действиях работодателя по выдаче на руки бумажной трудовой книжки при выборе сотрудником электронного способа ее ведения и т. д.
  • Образец уведомления работников об электронных трудовых книжках представлен ниже:
  • Шаблон уведомления о выборе способа ведения трудовой книжки: скачать образец
  • Скачать образец уведомления
  • Образцы разнообразных уведомлений вы можете найти на нашем сайте:

Итоги

Уведомление сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки — обязательный для всех работодателей документ, с помощью которого необходимо не позднее 31.10.2020 проинформировать работников об изменениях в трудовом законодательстве в части ведения трудовых книжек. Содержание такого уведомления определяется каждым работодателем самостоятельно с учетом требований закона № 439-ФЗ.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки — образец 2020

Шаблон уведомления о выборе способа ведения трудовой книжки: скачать образец

С 2020 года стартует проект перехода на ведение трудовых книжек в электронном формате. Сотрудники организаций вправе самостоятельно решать, хранить сведения об их стаже только в оцифрованном виде или дублировать на бумаге.

Работодатель обязан направить каждому своему работнику уведомление о переходе на электронные трудовые книжки и попросить определиться, в каком формате будет в дальнейшем вестись учет стажа.

Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ (далее — Закон) внесены изменения в Трудовой кодекс. Нововведения коснулись перехода на цифровой формат сведений, содержащихся в бумажной трудовой книжке. В связи с этим у работодателей возникли новые обязанности:

  • по уведомлению каждого работника персонально о том, что в соответствии с новым порядком сведения о стаже будут формироваться в электронном виде;
  • по разъяснению, что работник вправе выбрать, каким способом будет осуществляться ведение его трудовой книжки: только в электронном формате или одновременно в электронном и бумажном;
  • по ежемесячной отчетности в Пенсионный фонд по сведениям о трудовой деятельности своих сотрудников (ст. 66.1 ТК РФ).
Читайте также:  Шаблон заявления юридического лица о проведении совместной сверки расчетов по налогам, пеням и штрафам: скачать образец

Работодатели обязаны в срок до 30 июня 2020 года направить в адрес каждого работника уведомление в письменном виде лично или почтовым направлением в случаях, когда он длительно отсутствует на рабочем месте. Таким способом можно воспользоваться для уведомления лиц, находящихся в декретном отпуске, отпуске по уходу за ребенком или в длительной командировке.

Все эти мероприятия следуют из норм статьи 2 Закона. Работник же до конца 2020 года должен принять решение по выбору способа ведения трудовой книжки и обратиться с заявлением к работодателю.

Что должно быть отражено в уведомлении о переходе на ЭТЦ?

Законодатель не приводит строгой формы уведомления. Указано лишь, что формат носит только письменный характер. Потому работодатель должен разработать текст уведомления самостоятельно, учитывая, что документ должен содержать следующие сведения:

  • максимально точное и понятное разъяснение изменений в трудовом законодательстве, в соответствии с которыми меняется формат ведения трудовых книжек;
  • предложение определиться с тем, в каком формате будут продолжать формироваться сведения о стаже, путем подачи соответствующего заявления;
  • указание, что работнику по закону отводится срок, в течение которого заявление должно быть передано работодателю – до 31 декабря 2020 года;
  • иные законодательные моменты, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. Здесь можно объяснить, что отказ от представления заявления влечет утрату права выбора в дальнейшем, что бумажный вариант будет актуален только по этому месту работы и т.д.

Следует заметить, что уведомление носит разовый характер и касается только тех, кто уже состоит в трудовых отношениях с организацией и имеет бумажную трудовую книжку.

При приеме на работу с 1 января 2021 года будет действовать следующий порядок:

  • приступающим работать впервые и не имеющим бумажной трудовой книжки вестись будет только электронная форма документа;
  • при смене работодателя будет учитываться заявление, поданное работником о сохранении трудовой книжки.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Примерная форма уведомления и образец 2020 года:

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году от Роструд

Официальную форму уведомления сотрудника о переходе на ЭТК представил Роструд:

  • скачать образец уведомления.

Соблюдение порядка перехода на ЭТК является обязанностью работодателя. В него включено уведомление каждого сотрудника об изменениях в законодательстве.

Текст документа остается на усмотрение работодателя. Однако, закон требует разъяснить все нововведения, призвать сделать выбор и объяснить его правовые последствия. Срок направления уведомления установлен до 30 июня текущего года.

Уведомление на электронные трудовые книжки — образец 2020

Появление нового (электронного) способа ведения трудовых книжек, который со временем должен стать единственно возможным, не означает немедленного отказа от бумажного документа, при этом требует и от работодателя, и от работника определенных действий. О том, что это за действия, — в нашем материале.

Мероприятия по переходу к электронным трудовым книжкам

С 2020 года начат процесс массовой замены бумажной трудовой книжки на ее электронный аналог. Работодателю в связи с этим потребуется:

  • оповестить работников о начале применения электронного способа накопления данных для трудовых книжек и о необходимости выбора предпочтительной для работника формы ведения этой книжки — в срок не позднее 30.06.2020;
  • систематически направлять в ПФР сведения для включения в единую электронную базу;
  • продолжать ведение бумажных трудовых книжек (при выборе такого варианта работником) и завершать оформление этих документов, выдавая их на руки тем лицам, которые выбрали электронный способ.

Работнику, в свою очередь, необходимо принять решение о выборе вида оформляемой трудовой книжки и подать об этом заявление работодателю.

После этой даты заявления смогут подавать лица:

Уведомление о переходе на электронную трудовую

Извещение работников о переходе к электронным трудовым книжкам должно быть оформлено письменно (по информации ПФР). Однако определенной формы такого документа не установлено. Поэтому каждому из работодателей придется разработать ее самостоятельно.

  Перенос срока сдачи отчетности за 2019 год

Включить в уведомление о переходе на ЭТК необходимо, что:

  • для накопления сведений о трудовой деятельности введена новая (электронная) форма;
  • работнику до истечения 2020 года нужно сделать выбор в пользу варианта, в котором с 01.01.2020 будет вестись его трудовая книжка.

Помимо этих сведений, указанных в информации ПФР как обязательные для включения в уведомление о переходе к электронным трудовым книжкам, не лишними окажутся комментарии о:

  • последствиях выбора той или иной формы трудовой книжки;
  • последствиях неподачи заявления о выборе формы трудовой книжки;
  • доступных способах получения сведений из электронно сформированных данных о трудовой деятельности;
  • судьбе бумажной трудовой книжки, ведение которой по желанию работника будет прекращено.

Вот так примерно выглядит образец уведомления о переходе к электронным трудовым книжкам:

Шаблон уведомления о выборе способа ведения трудовой книжки: скачать образец
Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки Скачать

Поскольку извещение работника об законодательных изменениях в правилах оформления трудовых книжек считается обязанностью работодателя, ему для подтверждения факта передачи работнику уведомления следует вести учет таких уведомлений в специальном журнале, выдавая документ работнику в обмен на его роспись.

Подводим итоги

  • С 2020 года действуют 2 формата трудовой книжки: старый бумажный и новый электронный, введение которого требует как от работодателя, так и работника ряда действий, связанных с переходными моментами.
  • К числу обязательных действий относится уведомление работника об изменениях, произошедших в законодательстве в отношении трудовых книжек. Уведомить работника необходимо в срок не позднее 30.06.2020.
  • Форма уведомления законодательно не установлена, и каждый работодатель разрабатывает ее самостоятельно. В тексте уведомления нужно отразить суть законодательных перемен и указать на необходимость выбора работником способа ведения его трудовой книжки.

Уведомление работника о электронной трудовой книжке

По окончании 2019 года в Трудовой кодекс внесены важные изменения двумя Федеральными законами (№ 436 и № 439). Поправки коснулись вопроса ведения записей о трудовой деятельности сотрудников.

В частности, утвержден переход от трудовых книжек старого образца к электронному формату.

В свою очередь, работодатели обязаны проинформировать своих работников, выдав уведомление о электронной трудовой книжке по определенному образцу на бланке организации в регламентированные сроки.

Cуть перехода на электронный вариант

Общий курс проводимых реформ взят на упразднение максимального количества бумажных документов и перевода их на электронный документооборот.

Такое ранее произошло с отменой карточек СНИЛС в России, вводом электронных больничных листков. А вот теперь встал вопрос об отказе от бумажных носителей для отметок о трудовом стаже населения.

Процесс перехода начался с 01.01.2020 г. в добровольном порядке.

Электронные трудовые книжки обходятся без физического эквивалента и реализованы исключительно в цифровом виде. Все сведения о рабочей деятельности граждан будут храниться централизованно в единой базе данных.

А при необходимости получить документальное подтверждение, работодатель вправе запросить соответствующую выписку из ПФР.

Вместе с тем, работник сможет самостоятельно получить такой документ, обратившись в МФЦ или Пенсионный фонд.

Отказ от физических носителей пока не предполагает их полный вывод из документооборота. В свою очередь владельцы таких книжек могут оставить их и продолжать использовать. А вот людям, впервые трудоустроившимся с 2021 года уже классическая версия выдаваться не будет. Их трудовые перемещения будут храниться только электронно.

Законодательство об уведомлении о переходе на электронные трудовые книжки

В связи с изменениями ТК РФ на работодателей возложен комплекс мероприятий, которые необходимо провести в течение 2020 года. Одним из них является уведомление о электронной трудовой книжке работника, в котором до гражданина должно быть доведено:

  • Факт принятия новых правил формирования в электронном формате данных о трудовой деятельности;
  • Наличие права у каждого сотрудника выбрать между ведением трудовых записей в прежнем виде на бумажном носителе или перейти на электронный формат;

Данные требования закреплены в 2 –ой статье 439 ФЗ. Вместе с тем, от работодателей требуется выполнение еще двух важных условий:

  • Уведомить сотрудников они должны в срок до 1 июля 2020 года;
  • Проинформировать людей необходимо в письменном виде.

Стоит отметить, что при выборе сотрудником прежнего варианта введения изменений о трудоустройстве, сведения о нем будут вестись как в бумажном виде, так и в электронном.

Кто готовит форму уведомления?

В организациях, как правило, подобные обязательства выполняют представители кадрового или бухгалтерского отдела. Поэтому, именно, данной категории специалистов необходимо позаботиться о вопросе постановке в известность персонала и подготовки шаблона документа.

Вместе с тем, на уровне руководства предстоит решить вопрос в какой форме будет выглядеть уведомление о электронной трудовой книжке:

  • Индивидуальный бланк для каждого сотрудника;
  • Единый документ для всего штата с подписью об ознакомлении каждого работника;

Такие нюансы в законе не оговариваются. Как следствие, работодателю придется разобраться с этим по своему усмотрению.

Читайте: Действия работодателя с электронным больничным листом.

Уведомление о электронной трудовой книжке: образец

Хотя, уведомление о электронной трудовой книжке в большей степени является формальностью, пренебрежительно относиться к данной процедуре не стоит. Нарушения кадрового делопроизводства, а также федерального законодательства могут обернуться для работодателя крупным штрафом.

Для оформления данного документа со стороны государства не был установлен единый обязательный шаблон. Как следствие, бланк может быть подготовлен в произвольной форме. Но лучше придерживаться следующих рекомендаций для выдержки правил составления официальных бумаг:

  • Составлять уведомление на бланке компании с указанием ее реквизитов. Или использовать соответствующий штамп, если он есть в наличии;
  • Форму готовить для каждого работника в двух экземплярах, как и в случае любых кадровых перемещений (изменений). По одному для работодателя и сотрудника;
  • При занесении в бланк уведомляемого, указывать полностью его ФИО, а также должность;
  • Документ заверить подписью руководителя, а также добавить раздел для подписи ознакомленного лица;
  • Не забыть проставить дату передачи уведомления и печать учреждения.
Читайте также:  Банкротство компании

Читайте: Штраф за отсутствие медицинской книжки.

Кроме того, в содержании необходимо передать фактическую цель информирования:

  • Об изменениях в ТК и переходе на электронные трудовые книжки;
  • Необходимости определиться в каком виде будет вестись дальнейшие записи о работе;
  • О подаче заявления с выбранным вариантом в регламентированный срок (до начала 2021 года);
  • Что произойдет в результате выбора бумажной и электронной версии книжки. А также в случае, если заявление не будет подано в установленный период.

Читайте: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец).

Шаблон уведомления о выборе способа ведения трудовой книжки: скачать образец

Скачать образец уведомления о введении электронной трудовой книжки.

Бланк уведомления о электронной трудовой книжке

Чтобы составить соответствующее уведомление ответственный специалист может создать собственный вариант бланка с учетом обязательных требований к нему. Или он может взять за образец вышеуказанный вариант. Тем не менее, удобнее воспользоваться готовым шаблоном в формате word, который можно быстро и легко отредактировать, сэкономив время.

Скачать бланк уведомления о электронной трудовой книжке.

Заключение

Итак, уведомление о электронной трудовой книжке — это неотъемлемая часть перехода от старого формата к новому.

Все работодатели с помощью данного документа должны в обязательном порядке проинформировать персонал о принятых изменениях до июля 2020 года. А также сообщить о последовательности необходимых действий.

Оформление бланка работодатели могут выбрать самостоятельно. Однако, текстовая часть составляется в рамках требований Федерального закона.

  • Банковская ячейка в Сбербанке: стоимость аренды и условия.
  • Как стать самозанятым лицом в России?
  • Райффайзенбанк справка по форме банка о доходах: образец бланка и заполнения.
  • Профессиональные вычеты по НДФЛ для ИП.

Оформляем уведомление о переходе на электронные трудовые книжки

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки — это новый, но временный документ в кадровом делопроизводстве. Когда и для чего его следует применять, как оформить и кто является его получателем, расскажем в нашем материале.

В течение 2020 года работодателю необходимо провести ряд мероприятий в связи с изменениями трудового законодательства (ст. 2 закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс…» от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Одно из таких мероприятий — уведомление работников:

  • о введении нового порядка формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • праве выбора каждым работником способа фиксации информации о трудовой деятельности — на бумаге (как сейчас) с одновременным отражением данных в электронном виде (в ресурсах ПФР) или исключительно в электронном виде (подп. 4 п. 1 ст. 2 закона № 439-ФЗ).

Указанным законом определены два основных ограничения по оформлению таких уведомлений:

  • по сроку — уведомить работников необходимо не позднее 30.06.2020;
  • по форме — уведомление должно оформляться в письменном виде.

Как оформить такое уведомление? Составить персональную бумагу в адрес каждого сотрудника или создать единый документ и ознакомить с ним всех работников под подпись? В законе такие нюансы не регламентированы. Работодателю придется решать этот вопрос самостоятельно.

Далее покажем, как может выглядеть уведомление о переходе на электронные трудовые книжки.

Обращаем ваше внимание, что уведомление — это только первый из обязательных этапов введения электронных трудовых книжек. Чтобы узнать, что еще вы должны сделать, чтобы выполнить все требования закона, получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс и смотрите типовую ситуацию «Электронные трудовые книжки: что делать работодателю в 2020 г.».

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Содержание уведомления о переходе на электронные трудовые книжки не регламентировано. Работодатель самостоятельно определяет степень детализации приводимой информации.

Главное при разработке текста не забывать об основных целях уведомления:

  • информировать о предстоящих изменениях в трудовом законодательстве в части трудовых книжек;
  • довести законодательно установленный срок (не позднее 31.12.2020), в течение которого нужно передать работодателю заявление о выбранном способе ведения трудовой книжки;
  • сообщить сотрудникам иную важную информацию: о последствиях неподачи указанного заявления, действиях работодателя по выдаче на руки бумажной трудовой книжки при выборе сотрудником электронного способа ее ведения и т. д.

Образец уведомления работников об электронных трудовых книжках представлен ниже:

Скачать образец уведомления

Образцы разнообразных уведомлений вы можете найти на нашем сайте:

  • «Как написать уведомление о расторжении договора — образец»;
  • «Уведомление о применении льготы по НДС — образец»;
  • «Уведомление о контролируемых сделках: новый бланк».

Итоги

Уведомление сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки — обязательный для всех работодателей документ, с помощью которого необходимо не позднее 30.06.2020 проинформировать работников об изменениях в трудовом законодательстве в части ведения трудовых книжек. Содержание такого уведомления определяется каждым работодателем самостоятельно с учетом требований закона № 439-ФЗ.

Уведомление о выборе способа ведения трудовой книжки. Бланк и образец 2020 года

С 2020 года, согласно ФЗ от 16 декабря 2020 года № 439-ФЗ, организован переход на электронные трудовые книжки.

По утвержденным правилам наниматель должен письменно известить свой штат о таком событии, предоставить работникам право выбрать способ ведения трудовой книжки: на бумаге или в электронном виде.

Как составить уведомление о выборе способа ведения трудовой книжки, разберемся в статье.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Что это такое

Наличие постоянной работы необходимо подтверждать по факту (документально). Выдаваемая работодателем выписка из трудовой заполняются на основании официального запроса сотрудника.

Чтобы получить на руки срочное документальное подтверждение достаточно будет осуществить официальный запрос. Этим правом обладает каждый работник, если требуется подтвердить свой стаж или указать последнее место об официальном трудоустройстве.

При необходимости выписку из трудовой книжки желательно получить вместе с заверенной копией официального документа, что подтверждает общий или непрерывный стаж работы.

Справку могут запрашивать не только для получения кредита или при оформлении загранпаспорта, но и в других случаях, закрепленных законодательством РФ. Если необходимо выписки из трудовой книжки в 2020 году – рекомендуем пройти по предоставленной ссылке.

Порядок хранения

Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности бухгалтерии, законодательство России дает императивную регламентацию вопросов сопровождения и хранения этих документов.

Правовая база:

  • Закон 125-ФЗ об архивном деле;
  • Постановление Правительства 225, раскрывающее правила производства трудовых книжек, выдачи их работодателям, сопровождения и хранения;
  • Приказ Министерства культуры 558, в котором приведен список формовых административных архивных документов, создаваемых в ходе хозяйствования органов власти, муниципалитетов и самостоятельных предприятий, а также указания по периоду их хранения.

Итак, исходя из этих оснований в вопросе хранения необходимо руководствоваться 43-им пунктом правительственного постановления, которое гласит, что если при увольнении сотруднику не выдана его книжка, а при смерти — близкие родственники не запросили ее, этот документ сохраняется в архиве работодателя — предприятия или физического предпринимателя.

В 40-ом пункте данного акта указано, что в целях хранения трудовых книжек работодатель обязан вести их учет следующим образом:

  • в книге учета бланков и вкладышей трудовых книжек вести приходно-расходные события;
  • вести книгу учета движения бланков и вкладышей трудовых книжек.

Таким образом, если сотруднику не передана его книжка, работодателю вменяется ее хранение. Причем такие книжки необходимо содержать в обособленном архиве, не соединяя с книжками работающих сотрудников.

Как правило, руководитель предприятия налагаем функции по хранению подобного архива на определенное ответственное лицо — специалиста отдела бухгалтерии либо отдела кадров.

В упомянутом выше приказе Министерства культуры утвержден период хранения невостребованных книжек в архиве — 75 лет. В случае запроса документа ее владельцем или правопреемником книжка выдается лицу, и с работодателя снимается обязанность.

Продолжают ли храниться книжки при прекращении деятельности предприятия и куда отправляется архив трудовых книжек? Если фирма терпит ликвидацию или реорганизацию, то по 125-ому закону трудовые книжки направляются в государственный или местный архив, где продолжается их сохранение в регламентированный 75-летний срок.

Чем отличается от копии

Форма такого документа существенно отличается от простой ксерокопии трудовой, запрашиваемой для официального подтверждения о трудовой деятельности гражданина РФ.

Копию трудовой формируют все страницы этого документа, а выписка представляет только частичную копию, что запрашивается по необходимости сотрудника.

Данные из этого документа чаще всего запрашиваются для подтверждения сведений о трудовой деятельности заинтересованного лица.

В каких случаях требуется

  • Проходя собеседование для поступления на новое место работы, может понадобиться трудовая, которая чаще всего находится у прежнего работодателя.
  • Если нужно срочно получить сведения о последнем месте работы – запросите выписку, которую должны выдать не позднее 3-х дневного срока с момента обращения к работодателю или его представителю.
  • Такую форму принято требовать в случаях:
  • оформления загранпаспорта;
  • решения вопросов через пенсионный фонд (подтверждение заработанного стажа, расчет суммы по пенсии или при получении определенных льгот);
  • заполнения резюме при устройстве на работу;
  • утери трудовой книжки для восстановления официального документа;
  • оформления займа или при участии в аналогичных банковских операциях;
  • обращения в суд;
  • оформления виз, субсидий;
  • усыновления;
  • получения пособий по беременности или при рождении малыша (социальную защиту граждан).
Читайте также:  Шаблон договора об уступке права (требования): скачать образец

Важно при получении официальной формы иметь полный объем запрашиваемых сведений. Сотрудник обязан в письменном виде подать заявление с просьбой оформить выписку, указав при этом, определенный срок – даты с какого по какое число запрашивается важная информация.

Обратиться к работодателю можно в произвольной форме. Вот пример заполнения аналогичного заявления для составления выписки из трудовой:

Виды трудовых книжек, используемых в настоящее время

Трудовая книжка как документ была утверждена на территории СССР еще в 1937 году, а заполняться на всех работников начала с января 1938 года. Исключение составляли люди, трудившиеся в колхозах, так как в отношении них велась своя система учета.

Следующим этапом трансформации данного документа стала его переработка в 1973 году, а разработанный образец стал применяться с 1974 года.

Главным отличием того образца документа (или старой формы, как ее именуют в настоящее время) следует считать то, что трудовая книжка образца 1974 года получила защиту водяными знаками, а на последней странице ставилась обязательная отметка Гознака для защиты от возможной подделки документа.

С 2003 года в Российской Федерации утвержден новый бланк трудовой книжки, который получил измененный корешок (чтобы избежать вероятности удаления или, наоборот, вклеивания листов в документ), а надпись на обложке проявляется в ультрафиолетовом свете.

В настоящее время используются два последних образца трудовых книжек. Это обусловлено тем, что новые бланки документа выдавались только тем работникам, которые начали свою трудовую деятельность после января 2004 года, когда вступили в силу нормы трудового права, регламентирующие применение нового бланка.

Обязательная замена старого бланка на новый в настоящее время не требуется, если старый документ еще не заполнен полностью (например, работник в течение длительного времени трудится в одной и той же организации без каких-либо изменений), а также старый бланк полностью пригоден к использованию.

В том же случае, если по каким-то причинам старый бланк утрачен или испорчен и дальнейшее его использование не является возможным, то при выдаче дубликата оформляется трудовая книжка нового образца, так как старые бланки полностью изъяты из оборота (то есть приобрести их не представляется возможным).

Правила заполнения

Среди общих правил, когда уже получено официальное заявление на предоставление выписки из трудовой книги, существует стандартная последовательность действий:

  • имея бланк, важно при заполнении формы точно придерживаться данных, размещенных на титульном листе оригинала (наименование подлинника, серию и номер, ФИО владельца, год рождения, полученное образование, профессию и дату заполнения);
  • без искажений копируют запрашиваемую информацию, точно соблюдая все графы книжки;
  • идентичность сведений сверяется с оригиналом.

Для заполнения формы используют фирменный бланк организации. При отсутствии последнего рекомендуется воспользоваться предоставленным сервисом онлайн. Каждый лист подписывает ответственное лицо после прошивки документа. Сшивка должна содержать отметку об общем количестве страниц.

При действии трудового договора на момент запроса формы, заполняющее лицо должно указать, что сотрудник работает по настоящее время, обозначив дату, заверив сведения своей подписью и печатью организации.

Составляем уведомление

Такой документ наниматель составляет в свободной форме. Главное — правильно и понятно изложить информацию. В уведомлении нужно разместить такие данные:

  • Наименование компании, ее реквизиты.
  • ФИО и должность работника.
  • Название документа.
  • Место и дату его составления.
  • Обращение к работнику: «Уважаемый …».
  • На каком основании работнику отправлено уведомление. Здесь можно сослаться на ФЗ № 439 от 16 декабря 2020 года, на ст. 66.1 ТК РФ.
  • Какой выбор предоставлен работнику, в какие сроки нужно написать заявление.
  • Какие последствия будут при неподаче заявления.

Уведомление должен подписать генеральный директор. Работник расписывается в том, что ознакомлен с документом, и ставит дату.

К уведомлению рекомендуется приложить образцы заявлений на выбор ведения трудовой книжки на бумажном носителе и на выбор электронного варианта.

Передать документ работнику можно лично, отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении, по электронной почте или в мессенджерах. Способ обычно бывает прописан в колдоговоре или других ЛНА компании.

  НДФЛ с больничного листа в 2020 году: сроки уплаты

Как сделать

Пусто бланк можно .

Вот образец выписки – как должен быть оформлен запрашиваемый документ:

Если не стоит подпись, нет печати или прошивки нескольких листов – такую форму могут не принять. Отсутствие четкой хронологии в поступлениях и увольнениях с работы – это может вызвать ряд вопросов и оставит без рассмотрения предоставленные сведения.

Несоблюдение общих требований по оформлению запрашиваемых выписок увеличивает риски в отказе на официальные запросы граждан РФ.

О последнем месте работы

Если сведения запрашиваются с последнего места работы, где человек трудится по договору, для выписки придется заполнить титульные данные, приведенные выше.

Укажите: фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование, специальность и должность на которой трудится сотрудник по настоящее время. После заполнения формы указывается дата оформления документа, ставится «подпись верна», а также ссылка на организацию, где хранится подлинник.

Для этого не нужно дожидаться увольнения, чтобы иметь на руках оригинал. Ведь работая, оформляя различные пакеты документов, выписку с трудовой можно получить не позднее 3 дней.

Для загранпаспорта

Чтобы получить загранпаспорт, оформить новую форму этого документа, законодательство требует получить соответствующую выписку из трудовой книги. Официальные сведения берутся за последние 10 лет с оригинала. Когда человек не работает, запрашивается документ, что это может подтвердить.

Пакет оформляется аналогично предыдущим запросам, с соблюдением точных сведений по титульному листу. Заверяется подписью и печатями. На основании действующего законодательства РФ, при замене старого загранпаспорта на новый – старый вид изымается.

Производителя работ

По месту предоставления официальных форм требуются самые разные сведения. Но заверяемые печатью выписки чаще содержат копии официального документа.

Их делают на основании подлинника, а само содержимое указанных данных должно идентифицировать производителя работ. Для этого указываются все титульные знаки.

Срок действия

Занимаясь делопроизводством, для кадров и сотрудников других инстанций необходимо знать срок действия выписки. Для банков (при оформлении ипотечного кредита), для Федеральной миграционной службы обычно срок равен 1 месяцу. Для оформления виз заверенная форма будет действительна не более 3 месяцев.

Заинтересованным лицам уже через месяц придется переоформить выписку при: усыновлении, оформлении детский пособий, участвуя в судебных разбирательствах. Но для других организации пределы устанавливаются индивидуально.

В российском законодательстве строго не указаны ограничения по сроку действия аналогичных копий подлинника.

Могут ли отказать

Согласно законодательства РФ отказать в выдаче выписки из трудовой не имеют права. Законность прав сотрудников подкреплено ТК РФ (ст.62), где указывается на неограниченное количество запросов.

Независимо от того – это делается для чтобы устроиться на новую работу или найти подработку, человек в праве обращаться за копией сколько ему нужно.

Добросовестно погашая налоги, выплачивая своевременно зарплату, владельцы собственного бизнеса не станут волноваться о том, что у них трудятся те или иные лица.

Ответственность работодателя за невыдачу

В случаях, когда работодатели необоснованно отказываются осуществлять выдачу выписки трудовой или просто тормозят саму процедуру в оформлении, работники имеют полное право обратиться с жалобами.

Решением этих вопросов занимается трудовая инспекция, помогающая оперативно справиться с заминками. При несоблюдении законодательства РФ, систематических и злостных нарушениях действующих правил и норм ТК предусмотрено наложение штрафов.

Для деятельности компаний важно более внимательно относиться к требованиям официально устроенных работников, помогая им в осуществлении задуманных планов по социальной защите населения. В 2020 году денежные взыскания могут составить до 50 тыс. руб. на отдельную действующую организацию или до 5 тыс. руб. на руководство.

Повторное нарушение в выдаче запрашиваемых справок или необходимых сведений увеличит сумму штрафа соответственно до 70 тыс. и 20 тыс. руб.

Выписку выдают на руки под расписку, указывая основные сведения об оформленном документе. Процедура фиксируется в специальном журнале, где системно ведется учет трудовых книжек.

Такой подход в делопроизводстве значительно обезопасит от всевозможных накладок по выдаче выписок, позволит систематизировать отдельные запросы по копиям трудовой.

Когда требуется восстановление?

Необходимость в изготовлении дубликата книжки возникает при таких ситуациях, когда оригинал не может быть использован для своих функций:

Задачей трудовой книжки является не только учет в ней рабочей жизни хозяина, также этот документ необходим для осуществления некоторых юридически значимых действий — исчисление и выплата пенсии, получение займа, кредита, социальных платежей. Испорченная книжка не будет принята ни одним учреждением, а ксерокопия документа не тождественна оригиналу.

Что считается порчей:

Неправильное содержание книжки Исправления, вычеркивания, необоснованные записи.
Механическая порча Порванные или отсутствующие листы, повреждения от огня, воды, пятна, дыры и т.п.
  1. В каком бы состоянии ни была книжка, ее необходимо сохранить, так как она послужит основанием для создания дубликата, в который перенесут сохраненные части сведений из вкладыша, а поврежденные — восстановят.
  2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  3. Утеря документа происходит по двум схемам:
Утрата владельцем Он может забыть ее, неумышленно выбросить, хранить в ненадежном месте и пр.
Потеря работодателем В ходе переезда, перестановки, чрезвычайной ситуации, например, стихийном бедствии и т.д.

В любом случае требуется дубликат.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *