Как заключить и исполнить договор по электронной почте?

Как заключить и исполнить договор по электронной почте? Фото с сайта myqacorner.blogspot.com

Компания ушла на «удаленку», и оформлять документы стало проблематично? Юристы компании Arzinger рассказали о том, как подписывать договоры и другие документы с контрагентами в онлайн-режиме.

— Подписывать различные документы в цифровом формате можно с помощью электронной подписи (ЭЦП) или других аналогов собственноручной подписи. Такими аналогами могут быть: факсимиле, графическое изображение подписи (скан — как вариант), другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию лица.

Чтобы иметь возможность подписывать договоры с помощью электронной подписи, компания должна купить сертификат ЭЦП. Сделать это можно в Национальном центре электронных услуг. Оплатить и получить сертификат можно онлайн — с 1 апреля у центра работает облачное хранилище сертификатов. 

Есть существенная разница между подписанием онлайн-договоров и первичных учетных документов (ПУД). Последние в электронном формате могут подписывать только резиденты ПВТ. Все остальные — собственноручно или с помощью ЭЦП.

Как подписывать первичные учетные документы онлайн

— Первичный учетный документ — это документ, на основании которого хозяйственная операция (например, оказание услуг или приобретение товаров) отражается на счетах бухгалтерского учета. К такого рода документам относятся, например, товарная накладная (ТН), товарно-транспортная накладная (ТТН) и т. д. 

Как заключить и исполнить договор по электронной почте? Клим Сташевский Партнер Arzinger Law Offices Как заключить и исполнить договор по электронной почте? Анна Цыганкова Помощник юриста Arzinger Law Offices

Для резидентов ПВТ. Благодаря Декрету № 8 резиденты могут:

  • Подписывать первичные учетные документы с помощью аналогов подписи. Это может быть как электронная цифровая подпись, так и, например, графический вид подписи — скан
  • Составлять акты и накладные в одностороннем порядке
  • Использовать в качестве первичного учетного документа исходящий от иностранной компании документ в электронном виде.

Минимальные сведения, которые нужно указать в документе, — содержание, сведения о лицах, подписавших документ, и дата совершения операции.

При этом можно спокойно подписывать документы в электронном виде с помощью различных интернет-платформ, например, DocuSign, WonderShare и пр. Часто зарубежные компании просят именно о таких форматах. 

Как заключить и исполнить договор по электронной почте? Фото с сайта express-k.kz

Для тех, кто не в ПВТ. Сейчас нерезиденты могут подписывать первичные учетные документы только собственноручно или с помощью электронной цифровой подписи. 

Для того чтобы пользоваться теми же возможностями, что у резидентов ПВТ, нужно внести изменения в белорусское законодательство. 

Как подписывать договоры онлайн

Заключать договоры (не ПУД) можно, не покупая сертификат ЭЦП на каждого человека с правом подписи. Цифровую подпись покупает организация, правом подписания пользуются сотрудники. Если работник, который использовал в работе ЭЦП, уволится, новому работнику необходимо получить новую ЭЦП.

Как подписывать документы онлайн без ЭЦП. Вопросы документооборота в Беларуси регулирует не только ГК, есть еще Инструкция по делопроизводству.

И она предусматривает ограничения по использованию аналогов собственноручной подписи (не ЭЦП).

Но эта инструкция не распространяется на процедуру заключения договора — то есть подписывать документы (не ПУД) можно и с помощью аналогов собственноручной подписи. 

Для того чтобы заключить договор, можно составить электронный документ (его целостность и подлинность подтвердит ЭЦП). Также возможен другой вариант — документ в электронном виде с использованием других аналогов собственноручной подписи: факсимиле, графическое изображение подписи (скан — как вариант) и т. д.

Как заключить и исполнить договор по электронной почте? Кадр из кинофильма «5 элемент»

При составлении текста договора нужно добавить соответствующий пункт об использовании аналогов собственноручной подписи (надо прописать, что стороны соглашаются подписывать договор таким способом). 

Можно и нужно перечислить документы, которые планируете подписывать, указать, какие сервисы электронного документооборота планируете использовать.

Кроме того, рекомендуем прописать ответственность и порядок доступа к системам электронного документооборота. Это обязательно включите в ваш NDA — соглашение о неразглашении. 

Что, если возникнет спор или придет проверка?

И электронные документы (где есть ЭЦП), и документы в электронном виде, подписанные аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств.

Могут возникнуть споры по поводу целостности, подлинности и достоверности документа, подписанного не ЭЦП, а другим аналогом собственноручной подписи. Закон «Об электронном документе и ЭЦП» предусматривает соответствующий механизм проверки. 

Для других аналогов собственноручной подписи нет признанной законом возможности проверки. 

Заключение электронного договора

Как заключить и исполнить договор по электронной почте?

Правовая основа

Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:  

  • Статья 434 Гражданского Кодекса подтверждает, что  договор между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, физическими лицами или некоммерческими организациями, ведущими от своего имени экономическую деятельность) можно заключить путем обмена электронными документами. Главное, чтобы можно было установить, что электронный документ исходит от стороны по договору.
  • Статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с  дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме.

В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ  «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.

Получить электронную подпись

Что придает юридическую силу электронному договору

Как заключить и исполнить договор по электронной почте?

  • Форма договора должна соответствовать законодательству.
  • Содержание договора должно соответствовать закону.
  • Подписант должен обладать подтвержденным правом заключать сделки.

Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.  

Формализованные документы

К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:

  • Составить документ в соответствии с форматом, установленным  государством.
  • Передать его другой стороне сделки в соответствии с установленным регламентом передачи документов.
  • Подписать квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП).

КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные деловые документы — например,  хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д.  Формат неформализованных  документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:

  1. Подписать договор КЭП. Как и в случае с формализованными документами, квалифицированная подпись подтверждает авторство и неизменность содержания документа после того, как он был подписан.
  2. Подписать договор простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Если стороны решат использовать в документообороте эти виды подписей, им сначала необходимо заключить соглашение, в котором они признают юридическую силу данных видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ). В этом соглашении прописываются требования к виду подписи, к реквизитам договора, его формату и другие условия. Если такое соглашение есть и стороны соблюдают указанный в нем регламент, электронные документы будут иметь юридическую силу.

Как заключить и исполнить договор по электронной почте?

Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?

Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.

Договоры только на бумаге

В случаях, прямо установленных федеральным законом или другими нормативными актами, документ должен быть составлен только на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 № 63-ФЗ). 

Только в электронном виде

И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.

Как подписать электронный договор? Советы адвоката

   Современный мир с каждым днем все больше уходит в онлайн. Виртуальные отношения, компании, договоры — виртуальная жизнь уже давно приобрела правовые основы, и настойчиво соперничает с реальностью.

Если люди старшего поколения еще недоверчиво относятся ко всему «электронному», то для более молодых, электронный вид работы, электронный документооборот, «электронные» отношения с начальством – стали нормой.

Как заключить договор на расстоянии?

ПОЛЕЗНО: еще рекомендации по положения самого договора смотрите в видео на нашем канале YouTube:

Рекомендации по заключению договоров в электронной форме

   Статья 434 ГК РФ закрепляет право заключать договоры между компаниями, физическими лицами, предприятиями, коммерческими и некоммерческими организациями путем обмена электронными документами. Главное, чтобы была возможность установить, кто именно является заинтересованными сторонами по договору.

   Частый вопрос: «имеет ли юридическую силу договор, подписанный в электронном виде?» — имеет, но при соблюдении определенных условий.

Как подписать договор электронной подписью?

   В качестве гарантии неизменности документа и подтверждения авторства установили усиленную электронную подпись. Ее применение регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ  «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года. Электронный договор получает юридическую силу равную письменным документам, только при наличии квалифицированной электронной подписи – ЭЦП. 

Читайте также:  В чём заключается отличие апелляции от кассации?

Помимо подписи, важно чтобы форма и содержание электронного договора соответствовали законодательству (подробнее, как правильно составить договор по ссылке).

   При соблюдении этих условий, электронный договор ничем не отличается от составленного на бумаге.

Согласно пункту 4 статьи 5 ФЗ №63, квалифицированной ЭЦП считается, если она создана с использованием специального ключа ЭЦП, асимметричного шифрования и криптографии; позволяет идентифицировать лицо, подписавшее документ и выявить изменения, внесенные в документ, после его подписания.

Подобные ЭЦП выдаются исключительно аккредитованными Минкомсвязи  удостоверяющими центрами. Там они изначально создаются, к каждой подписи прикрепляется сертификат. Подпись всегда можно проверить при помощи ключа, указанного в квалифицированном сертификате.

Этот сертификат должен быть действующим на момент заключения договора, иначе сделка будет признана недействительной. Такие квалифицированные ЭЦП покупаются. Срок действия такого сертификата, а значит и самой подписи — 1 год.

  • ►Существует еще и простая подпись, созданная  самим пользователем с использованием кодов и паролей. Ее можно использовать лишь тогда, когда это право прописано в самом договоре и не противоречит действующему законодательству.
  • ►Есть такие документы, которые могут быть подписаны исключительно квалифицированной электронной подписью: договоры по результатам торгов, проведенных на электронных площадках, трудовые договоры, счета-фактуры, отчетность. А вот хозяйственные договоры, доверенности, письма, вполне могут быть подписаны простой электронной подписью.
  • ►Существуют такие договоры, которые по закону могут быть заключены исключительно на бумаге. К ним относятся: договоры ренты, договоры купли-продажи недвижимости, договоры дарения, договоры залога долей в уставном капитале.

ВНИМАНИЕ: не пропустите выгодные условие нашей акции и услуги юриста по составлению договора: профессионально и в короткий срок.

Как подписать договор по электронной почте?

   Часто люди говорят о том, что их работа тесно сопряжена с всемирной паутиной. Заключение договоров по электронной почте и заключение договоров в сети Интернет  — крайне важная часть работы очень многих. Грамотность в этих моментах необходима и является основой безопасности коммерческой деятельности.

Как заключить и исполнить договор по электронной почте?

   Электронный документооборот давно «поглотил» крупные и не очень компании, государственный аппарат, частные производства, физических лиц – потому что это удобно, экономит массу времени и, при правильном использовании, обладает всеми юридическими гарантиями.

   Пишите нам свой вопрос, ведь каждая проблема индивидуально и требует разбора в отдельности, читайте также порядок оформления договора по ссылке в блоге. Звоните, если Вас заинтересовало наше выгодное предложение по составлению договора по льготной цене.

Как заключить и исполнить договор по электронной почте?

Автор статьи:

© адвокат, управляющий партнер АБ «Кацайлиди и партнеры»

А.В. Кацайлиди

  • Отзыв по гражданским делам
  • Отзыв по банкротству физических лиц
  • Отзыв по сопровождению бизнеса

г. Екатеринбург, пер. Отдельный, 5

  1. остановка транспорта Гагарина
  2. Трамвай: А, 8, 13, 15, 23
  3. Автобус: 61, 25, 18, 14, 15
  4. Маршрутное такси: 70, 77, 04, 67

Как заключить и исполнить договор по электронной почте?

Как заключить и исполнить договор по электронной почте?Компания выдала заем контрагенту по электронному договору. Контрагент получил деньги, но возвращать их не стал. В судебном процессе выяснилось, что сертификат ключа проверки подписи заемщика недействителен. Суд решил, что договор не заключен. Читайте, как заключить электронный договор, чтобы контрагент не отвертелся. По общему правилу, чтобы заключить электронный договор, нужна квалифицированная электронная подпись. Такой документ равнозначен бумажному соглашению. Но стороны могут записать в договоре, что хотят использовать простую или неквалифицированную электронную подпись. В этом случае электронное соглашение так же приравнивается к бумажному, на котором есть собственноручная подпись. Электронной подписью можно подписывать не только договоры, но и уведомления, акты, счета, письма, другую деловую корреспонденцию. Например, заемщик может подписать как сам договор, так и согласие на обработку персональных данных, анкету, заявление об ознакомлении с условиями финансирования. Стороны могут получить усиленные квалифицированные подписи в разных удостоверяющих центрах — законодательство не обязывает получать подписи в одном месте. Никаких ошибок из-за этого не будет. Каждая сторона подписывает договор в форме электронного документа или скана и направляет контрагенту. Для этого можно использовать электронную почту.А70 Есть и другие варианты. Компания может разместить договор на электронной площадке, доступ к которой имеют обе стороны договора. Типичный пример — портал госзакупок. Другой способ — организация может заключить договоры с контрагентами через свой сайт. Например, так выдают займы микрофинансовые организации. Заемщик регистрируется на их сайте, устанавливает специальную программу, получает электронную подпись и оставляет заявку. По общему правилу электронный договор заключен с момента, когда оферент получил акцепт, то есть стороны согласовали все существенные условия.432ГК Например, вы направили контрагенту проект договора поставки в электронной форме. Подписали его усиленной квалифицированной электронной подписью. Договор будет заключен с момента, когда вы получите электронное соглашение с такой же подписью контрагента. С этой даты считайте сроки исполнения обязательств по договору. Если договор подписан электронной подписью компании, это подтверждает, что его отправила именно она. Дополнительные доказательства не требуются. Но саму электронную подпись нужно проверить. Если она недействительна, суд может признать договор незаключенным. Когда заключаете электронный договор, узнайте у контрагента, какой удостоверяющий центр его обслуживает. Потребуйте, чтобы контрагент представил копию сертификата ключа проверки электронной подписи. А потом направьте запрос в удостоверяющий центр и выясните, выдавал ли он этот сертификат. Проверьте, действительна ли аккредитация центра на день выдачи сертификата. Сам сертификат также должен быть действителен на момент подписания документа.6 Если электронная подпись недействительна, суд может решить, что компания ничего не подписывала. В одном деле общество требовало взыскать с ИП оплату товара по договору поставки. Три инстанции отказали истцу. Суды указали, что нет доказательств заключения договора поставки.

В этом споре поставщик требовал взыскать с аптеки оплату за товар. К иску приложил копии товарных накладных, которые были подписаны электронной подписью, копию квалифицированного сертификата ключа проверки подписи на представителя ответчика, копию доверенности на его имя. Ответчик заявил, что поставки не было, и три судебные инстанции отказали истцу в удовлетворении иска.

Верховный суд направил дело на новое рассмотрение. Он указал, что сертификат ключа проверки электронной подписи является действительным, пока не доказано иное. Ответчик должен был представить доказательства, которые опровергают достоверность доверенности или сертификата, но этого не сделал. О фальсификации доказательств он также не заявил.

В подобных спорах привлекайте к участию в деле удостоверяющий центр, который выдал сертификат ключа проверки подписи контрагенту и может это подтвердить. Или сразу два центра — контрагента и свой.

Учитывайте, что удостоверяющий центр не может подтвердить, какую сделку совершали компании.А40-1Он может только ответить на технические вопросы — например, действительна ли подпись, когда и какой документ контрагент подписал. Если удостоверяющий центр не сможет подтвердить информацию, заявите ходатайство о компьютерной экспертизе.

Что делать, если потеряли электронную подпись

Если электронную подпись скомпрометировали, сразу сообщите об этом всем контрагентам. Например, если потеряли флешку с подписью или уволился сотрудник, который с ней работал. Используйте любой способ, с помощью которого потом сможете подтвердить, что контрагенты получили сообщение.

Если не сделаете это, на вас перейдет риск исполнения обязательств из договоров, на которых поставят эту подпись. Если направите уведомление, все риски перейдут на контрагентов. Именно они должны будут проверять, действительно ли электронная подпись исходит от вашей компании. Если контрагент не проявит должной осмотрительности, компания никак за это не отвечает.

Чаще всего такие проблемы возникают в отношениях с кредитными организациями.

Как фиксировать исполнение договора по электронной почте

В электронном виде можно оформлять акты приемки-передачи, товарные накладные и другие документы. Для этого укажите в договоре, что стороны вправе использовать электронную почту для переписки. Напишите адреса электронной почты, на которые можно отправлять письма. Можно вместо этого сделать ссылку на доменное имя юридического лица. В этом случае установите, что стороны признают юридически значимой переписку с любых адресов, которые зарегистрированы на данном домене. Так будет проще доказать в суде, кто отправил письмо — почтовый ящик на домене может зарегистрировать только та компания, которой он принадлежит. Если возникнет спор, достоверность электронной переписки можно подтвердить протоколом осмотра интернет-страниц. Его составляет нотариус. Он заходит в электронную почту, открывает письма, смотрит приложенные файлы, делает скриншоты и описывает все действия в протоколе. Верховный суд подтвердил допустимость такого доказательства. Он рассматривал дело, где сторона представила в качестве доказательства нотариальный протокол осмотра сайта, который фиксировал отправления электронной почты. Нижестоящие суды оставили его без внимания, поэтому ВС отменил решения и направил дело на новое рассмотрение.   Если у вас есть вопрос в области гражданского права, то юристы компании «Правовой эксперт» всегда смогут помочь вам ценным советом на бесплатной личной консультации.        

Читайте также:  Шаблон акта приемки товара на гарантийный ремонт: скачать образец

Как подписать договор по электронной почте

Несмотря на отсутствие достаточной законодательной базы, электронный документооборот прочно вошел в деловой мир. Посредством писем эффективно решается большинство вопросов на расстоянии.

Это стало актуальным и для подписания договоров: экономится много рабочего времени, за счет чего возрастает эффективность взаимодействия.

О том, как подписать договор по электронной почте, какие есть нюансы и подводные камни, нужно знать каждому предпринимателю.

Преимущества электронного формата

Как заключить и исполнить договор по электронной почте?Основную часть времени занимает внутреннее согласование договора различными подразделениями организации. Есть ряд причин, по которым следует проводить процедуру согласования посредством автоматизированных систем:

  • сокращение сроков согласования;
  • страхование от возможной утери или порчи оригинала документа – то есть процесс согласования не придется начинать сначала;
  • при внесении корректировок – отсутствие путаницы со старой и новой редакцией договора;
  • не надо ходить из кабинета в кабинет за сбором подписей, мешая основной работе.

Вот почему в крупных организациях сегодня устанавливают автоматизированные системы. Они позволяют не только осуществлять электронное согласование договоров и других документов, но и полностью перенести бумажный документооборот в формат цифрового или смешанного. В результате организация получает следующие преимущества:

  • выполнение согласования документов в четко установленные сроки;
  • фиксирование комментариев, недочетов и замечаний всех специалистов, принимающих участие в процессе согласования;
  • снижение риска различного рода ошибок в тексте;
  • контроль за согласовательным процессом в реальном времени;
  • повышение имиджа и солидности организации.

Особенности электронного формата

Такой формат согласования документов имеет ряд важных особенностей. Договоры могут быть:

  • входящими (в основном они подразумевают расходную нагрузку на организацию);
  • исходящими (чаще всего подразумевают поступление дохода в организацию).

Каждый из этих видов необходимо регистрировать отдельно, заводя для этого в системе документооборота разные картотеки и, соответственно, бумажные журналы для их регистрации. То есть заводится электронный реестр договоров.

Если документ поступил в бумажном варианте, то его следует отсканировать и ввести этот скан в электронную базу. Сканированные документы возлагают на такие базы дополнительную нагрузку, поскольку их объем весьма значителен. Если документов, подлежащих сканированию, достаточно много, следует установить специальное оборудование, позволяющее ускорить и упростить процесс сканирования.

Потому здесь нужно отследить потоки документов и оценить возможности оснащения основных рабочих мест необходимым оборудованием.

Какие контракты можно заключать через интернет?

Любые. Сегодня практически любой вид договора можно заключить, даже не встречаясь с контрагентом. Конечно, при условии, что обе стороны поддерживают такой формат отношений и у них есть соответствующая техническая возможность.

Возможно даже заключение трудового договора через интернет. Сегодня многие работают удаленно – работодатель может находиться в одном регионе, а работник в другом. Процесс подписания такого трудового контракта в общих чертах обозначен в трудовом законодательстве (ТК РФ ст. 49.1) и реализуется он следующим образом:

  1. Трудовой договор должен быть подписан электронно-цифровой подписью.
  2. Между работником и работодателем происходит обмен электронной и бумажной формой трудового договора.
  3. После подписания и обмена работодатель вносит запись в трудовую книжку работника.

С точки зрения российского законодательства, договор через интернет считается наделенным юридической силой, когда он подписан необходимым образом и при этом произошел обмен средствами связи. Признается, что подпись может быть не только собственноручная, но и электронно-цифровая.

Таким образом, вполне возможно заключение договора по электронной почте. Однако, если электронно-цифровой подписи в наличии нет, следует предусмотреть в самом контракте, что электронной подписью признается ваш электронный ящик, с которого идет переписка. То есть в договоре должно четко определяться лицо, владеющее данным электронным ящиком.

Реализовать это можно следующим образом. При составлении обычного договора с контрагентом нужно добавить пункт об электронной подписи. При этом доступ к электронной почте осуществляется посредством паролей, и каждая из сторон обязана сохранять конфиденциальность этой информации. Электронный адрес нужно прописать в документе четко, чтобы впоследствии не было двусмысленной трактовки.

Итак,заключение договора через интернет вполне возможно. Главное – внимательность к деталям при его составлении и подписании.

Стороны обмениваются сканами по электронной почте и переписываются в мессенджерах: когда это будет иметь юридическое значение? — Шортрид

В последнее время все больше компаний предпочитают бумажному документообороту электронный. Это касается и взаимоотношений с контрагентами.

Признают ли суды договор заключенным, если стороны обменялись сканами по электронной почте? Как подтвердить, что контрагент получил электронное письмо? Какие условия включить в договор, чтобы ответ рядового сотрудника по электронной почте не стал проблемой для компании?

Как заключить и исполнить договор по электронной почте?

  • Валентина Полякова,
  • ведущий юрисконсульт ФБК Legal
  • Рассмотрим наиболее проблемные ситуации, которые возникают у сторон при обмене скан-копиями документов, электронными сообщениями и переписке в мессенджерах.

Юридическая сила документов, направляемых по электронной почте

Начнем с ситуации, когда стороны только вступают в отношения и заключают договор по электронной почте, обмениваясь либо скан-копиями, либо электронными письмами.

ГК РФ признает юридическую силу таких документов и допускает возможность использования электронных средств связи, если есть возможность установить, что документ исходит от стороны по договору (абз. 2 п. 1 ст.

160 ГК РФ).

Суды, развивая эту норму, подтверждают, что использование электронных образов документов, сканов, на которых есть подпись уполномоченных представителей, допустимо, и признают юридическую силу за такими документами.

И напротив, если стороны обмениваются файлами в формате Word, предполагая, что по окончании согласования они их подпишут, но так и не подписывают, суды считают, что условия договоров в таких случаях сторонами не согласованы.

Электронную переписку суды могут оценить как доказательство заключения договора, если есть иные доказательства (фактического выполнения работ, перечисления денежных средств и т.п.), которые в совокупности свидетельствуют о заключении договора.

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА

Договор признается заключенным:

Как грамотно заключить договор по электронной почте — Юридическая консультация

Электронный документ, передаваемый по каналам связи

Как предусмотрено в п. 2 ст. 434 ГК РФ, договор в письменной форме может быть заключен в числе прочего путем обмена электронными документами, передаваемыми по каналам связи.

Под электронным документом, передаваемым по каналам связи, понимается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Данный термин появился в ГК РФ относительно недавно – в ходе масштабных изменений норм обязательственного права, вступивших в силу с 1 июня 2015 г. Практически сразу он породил своего рода эффект завышенных ожиданий, и ряд специалистов рассматривали произошедшие изменения в том смысле, что теперь договоры по электронной почте заключать можно.

Тем не менее это не совсем так. Как и раньше, в п. 2 ст. 434 ГК РФ содержится общее требование о необходимости достоверно установить, что тот или иной документ исходит от стороны по договору.

Это правило в равной мере применяется и к электронным документам, передаваемым по каналам связи, и поэтому далеко не каждый такой документ может свидетельствовать о соблюдении сторонами простой письменной формы договора.

Каким образом можно достоверно установить, что электронный документ исходит от стороны по договору? Наиболее очевидный способ – это использование усиленной квалифицированной электронной подписи. Как предусмотрено в Федеральном законе от 06.04.

2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», документ, подписанный такой подписью, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно.

По существу, с точки зрения закона именно использование такой подписи на электронном документе может сформировать достаточную уверенность в том, что его подписало определенное лицо.

Если стороны обменялось сканами подписанного договора по электронной почте, то этот способ, конечно же, не позволяет достоверно установить, что договор исходит именно от стороны по договору. А раз так, то и говорить о заключении в данном случае договора в простой письменной форме, как это предусмотрено в ст.434 ГК РФ, как минимум, проблематично.

Читайте также:  Жалоба в Верховный суд

Судебная практика по использованию сканов договоров

Надо признать, что судебная практика, которая складывается по данному вопросу в настоящий момент, является весьма разнородной. Как показывает анализ, шансы отстоять свою позицию все-таки есть, и о наличии договорных отношений могут свидетельствовать следующие индикаторы.

  • ·         Очевидные доказательства реальных переговоров по электронной почте с согласованием существенных условий будущих отношений.
  • ·         Наличие реальных отношений, подтверждаемых систематическим документооборотом в электронной форме.
  • ·         Указание в договоре на применяемые электронные адреса, созданные в домене контрагентов, их реальное использование.

·         Пересылка скана договора с электронной почты руководителя организации с указанием в его подписи его ФИО, должности, наименования организации и т.п.

  1. В свою очередь, наличие скана договора может быть недостаточным при наличии следующих обстоятельств.
  2. ·         Отсутствие электронной переписки.
  3. ·         Отсутствие ясности относительно полномочий лица, ведущего переговоры.

·         Использование электронной почты на mail.ru, gmail.com, yandex.ru и т.п.

  • ·         Сомнения относительно четкости и ясности скана с признаками фальсификации.
  • Методы подтверждения юридической силы договоров, заключенных по электронной почте
  • Дополнительно к приведенным выше индикаторам на практике выработан ряд инструментов, которые можно использовать для обоснования юридической силы договора, заключенного посредством обмена сканами по электронной почте.
  • Подтверждение заключения договора конклюдентными действиями стороны договора

Как следует из п. 3 ст. 438 ГК РФ, совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора, по общему правилу, считается акцептом.

Иными словами, если стороны обменялись сканами по электронной почте и одна из сторон приступила к его исполнению (поставила товар, оплатила аванс и т.п.), то фактически эта сторона как бы акцептовала оферту другой стороны. Тем самым существование договора подтверждается.

Как правильно заключить договор по электронной почте?

Электронная почта – удобный инструмент взаимодействия с контрагентами. Порой заказчику нужно срочно поставить товар, а заключить договор в обычной письменной форме не представляется возможным.

И стороны в подтверждение своих намерений обмениваются “сканами” договора по электронной почте.

Но как правильно заключить договор по электронной почте? Как он должен быть подписан и будет ли он иметь юридическую силу? На эти вопросы мы ответим в настоящей статье.

При ответе на этот вопрос мы рекомендуем придерживаться соблюдения определенных условий. Мы, конечно, не даём гарантии, что их неукоснительное соблюдение избавит вас от риска признания договора незаключенным, но существенно его уменьшит.

  1. Укажите в договоре адреса электронной почты, которые будут использоваться сторонами при исполнении контракта.Если их не указать, то суд при рассмотрении спора может и не прийти к выводу, что переписка или договор исходит от вашего контрагента. Многочисленные споры так и остались неразрешенными по причине отсутствия адресов электронной почты в договоре.
  2. В деловой переписке используйте только адреса электронной почты, указанные в договоре. Бывают такие случаи, когда письма неоднократно пересылаются и в итоге вы получаете ответ от лица, адрес электронной почты которого не указан в договоре. Старайтесь всегда соблюдать это простое правило. Особенно, если вы получаете какие-то юридически значимые сообщения или документы. При наличии сомнений запросите подтверждение полномочий лица, на общение с вами по договору. При необходимости можете заключить дополнительное соглашение к договору и прописать новый адрес электронной почты, по которому предполагается взаимодействие.
  3. Сохраняйте историю писем и переписки на сервере. История вашей переписки поможет пролить свет на ваши взаимоотношения, цели, которые стороны преследовали при заключении договора и быть полезным инструментом в случае возникновения каких-то спорных моментов. Крайне не рекомендуем хранить письма на локальном сервере, если у вас на постоянной основе не осуществляется резервное копирование. В случае выхода из строя сервера, при отсутствии договора на бумажном носителе, вы рискуете остаться и без договора, и без переписки с контрагентом.
  4. Проверьте привязан ли адрес электронной почты вашего контрагента к их домену. Почта, которая находится на доступном для рядовых пользователей сервере, вроде mail.ru или gmail.com, не внушает особого доверия. Особенно, если не содержит официального названия организации в адресе. Если же почта будет привязана к домену, то у суда не будет причин считать, что переписка исходят от какого-то другого лица. Официальный сайт, официальная почта – всё будет указывать на вашего контрагента.
  5. Проверьте представлен ли на официальном сайте адрес электронной почты, который планирует использовать другая сторона. Если ваш контрагент предлагает указать в договоре другой адрес электронной почты, нежели тот, который используется им в повседневной жизни, то есть повод задуматься о причинах такого поведения. В любом случае лучше подстраховаться и указать в договоре официальный адрес электронной почты вашего контрагента.
  6. Убедитесь, что письма вашего контрагента содержат подписи лиц, их отправляющих. Соблюдение данного правила позволит понять от кого исходит то или иное сообщение и оценить полномочия лица. Если же у вас возникнут сомнения вы всегда сможете запросить дополнительное подтверждение.

Как должен быть подписан договор по электронной почте?

Итак, вы составили договор, указали адреса электронной почты сторон, проверили, что ведете переговоры с уполномоченным представителем контрагента, и готовы выслать договор на подписание. Но не торопитесь его отправлять, прежде чем не выполните предварительную подготовку договора. Ваша задача – чтобы договор был надлежащим образом подписан и отсканирован другой стороной.

  1. Оставьте в нижней части каждой страницы договора место для того, чтобы другая сторона могла поставить свою подпись и расшифровку. Не забудьте напомнить контрагенту о необходимости подписать каждую страницу договора. Обычно люди просто забывают об этом и ставят подпись только на последней странице.
  2. Попросите выслать “сканы” каждой страницы договора в разрешении не менее 200 точек на дюйм в цветовом режиме “Оттенки серого” (“Gray Scale”). Чем выше качество документа, тем проще будет установить подлинность подписей и убедить суд в том, что договор был заключен надлежащим образом, а стороны постарались предусмотреть всё, чтобы исключить риск признания договора незаключенным. Мы рекомендуем использовать цветовой режим “Оттенки серого” или “Gray Scale”, так как арбитражные суды принимают только такие документы. Также они принимают сканы документов, выполненные в черно-белом варианте, но как показывает практика, в этом режиме не всегда видна печать организации. При использовании цветового профиля “Оттенки серого” такая проблема встречается только на тусклых печатях организаций.

При соблюдении указанных выше требований вы существенно снизите риски признания договора незаключенным. Но можно ли быть уверенным, в том что заключенный таким образом договор будет иметь юридическую силу? К сожалению, утвердительно ответить на этот вопрос мы не можем.

В случае неисполнения другой стороной обязательств вы можете столкнуться с риском того, что суд не признает договор заключенным. Особенно, если другая сторона будет отрицать факт совершения сделки или приводить аргументированные доводы в обоснование своей позиции.

Не факт, конечно, что ей это удастся, так как суд будет анализировать переписку, другие документы, подписанные сторонами (например, счета-фактуры, товарные накладные, акты приема-передачи, акты сверки и т.д.) и вполне может прийти к выводу, что между сторонами договор всё же был заключён.

Но риски всё равно будут сохраняться на весь период действия договора, пока не изменится судебная практика или пока в гражданское законодательство не внесут соответствующие изменения.

Поэтому, если вы хотите избежать подобных рисков, мы рекомендуем обмениваться оригиналами документов сразу после получения договора, подписанного по электронной почте. Если у вас будет на руках экземпляр договора на бумажном носителе с оригинальной подписью и печатью, риск признания договора незаключенным останется в прошлом.

Если вы столкнулись со спорной ситуацией и хотите проконсультироваться с юристом, то вы всегда можете задать вопрос нашему онлайн-консультанту, написать через форму обратной связи или оформить заказ на юридическую консультацию. Мы будем рады вам помочь!

договор
договорные отношения
заключение договора

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *